Cada actividad en la empresa implica un tiempo, un costo y un resultado directo o indirecto. El tiempo en la empresa es y debe ser limitado, tenemos vida que disfrutar, sin embargo parece ser que no somos conscientes de como se nos va como agua entre las manos. Las actividades mal organizadas, enfocadas o planificadas generan grandes perdidas en el negocio y muchas veces no nos damos cuenta. Lo debes notar porque todo mundo siempre anda estresado, los pedidos atrasados, el personal o tu se quedan más de 10 horas en la empresa, y todos los demás etcétera.
La correcta organización de actividades de acuerdo al valor que agregan y la gestión del tiempo te ayudará a tener en claro los beneficios en tu empresa y generar crecimiento sano. Todas las áreas son susceptibles de perder tiempo y tener actividades innecesarias.
Un tope grande que encontrarás y puede ser el principal foco a atacar. En el área de ventas el cliente no tiene paciencia. Quiere su producto YA. Si no se lo das tú, se lo comprará a tu competencia, al respecto tiene su tratamiento esto; tienes que lograr establecer desde la página uno del manual general de empresa tu propuesta de valor, en las siguientes páginas del manuela los tiempos y movimientos requeridos para asegurar que tu promesa se cumple, así no tendrás que preocuparte por eso.
Pero continuemos con la organización de actividades con valor.
Entre las principales actividades que no generar valor a tu producto o servicio.
- No respetar horarios de trabajo.
- Platicas personales de tipo no laboral.
- Rondines no necesarios.
- Navegación en redes sociales no laboral.
- Platicas telefónicas no laborales.
- Comidas en horarios de trabajo.
- Tiempo dedicado a otros trabajos ajenos a la empresa.
- Tiempos muertos, falta de previsión de insumos, proveedores, etc.
- Malos sistemas o planeación de logística.
- Permisos y/o ausentismo
- Juntitis, Reuniones de trabajo mal programadas
- Visitas no prevista, proveedores, clientes, etc., etc.)
Seguro que la siguiente lista incluye una o más causas de que esto pase en tu empresa:
- No tenemos gestión de proyectos.
- Falta de supervisión administrativa.
- Implementación sólida de un reglamento interno de trabajo.
- No le damos importancia.
- No hay reglas ni control sobre el uso de internet y teléfonos en la empresa.
- Sin planeación de sistemas logísticos.
- Al persona no le interesa la organización (la manera elegante es personal poco comprometido, sin embargo la elegancia no te traerá flujo de efectivo).
- Sin puestos claros y actividades que cada quien debe hacer, equitativos.
- Exceso de reuniones, exceso de costos.
- Sin organización de los proveedores clientes etc., etc., todos llegan cuando pueden, necesitan o se les ocurrió.
- Ausencia de tabla de prioridades
A continuación encontrarás acciones concretas a implementar para solucionar esto.
- Lo primero a recordar “orden no supervisada se la lleva la…. Falta de resultados”
- Desarrolla un reglamento de trabajo tan estricto como quieras, mientras más mejor y asegurate que se implemente, es decir, que si se ejecute, tenerlo de adorno no te sirve. Aun y cuando sean nada más tu y un trabajador.
- Dedica tiempo a supervisar al personal, pide resultados escritos, promesas de entrega por actividades, etc.
- Contrata un servicio que supervise y restrinja el uso de internet.
- Construye un kit de contenido que muestre lo que hace la empresa por el cliente, personal, comunidad y lo que todos debemos hacer, con eso se fomenta y arraigan los valores éticos y morales.
- Realiza rutas de distribución en áreas técnicas y administrativas, identifica cercanía entre clientes y proveedores para asegurar efectividad.
- Las juntas se programan de manera mensual, quincenal, semanal o diario dependiendo de la importancia, mientras más cercanas en el tiempo más limitadas en tiempo, es decir, muy puntual los temas a tratar y con los participantes justos.
- La empresa debe dedicar un tiempo especifico a atender a las visitas de todo índole y programar actividades de cobranza, pagos y administrativas.
- Todo mundo debe tener muy claras las prioridades y cuestionarse si lo que hacer va en esa dirección. Por ejemplo mover mercancía de lugar ¿Esto le genera flujo de efectivo a la empresa?
En el cuadro siguiente encontraras una clasificación que busca concientizarnos de nuestras acciones y el valor que representan para nuestra empresa.
Este solo es un ejemplo, te sugiero intercambies o coloques en las columnas más actividades directamente relacionadas a tu empresa y que actualmente estás haciendo tu y tu equipo de trabajo, así podrás reorientar esfuerzos y delegar actividades.
De igual manera cada persona en la empresa tiene un cuadro similar, aunque la mayoría no son gerentes, por lo que su cuadro debe corresponder a su responsabilidad dentro de la empresa.
| $ 0.00 por hora | $ 10.00 por hora | $ 100.00 por hora | $ 1,000.00 por hora | $ 10,000.00 por hora |
| Atender amigos y familia en redes sociales en horario laboral | Hacer mandados al banco, la tienda, etc. | Solucionar un problema con un cliente existente | Planear y priorizar tu día | Mejorar tu propuesta de venta – valor |
| Navegar en internet buscando memes | Limpiar, ordenar, archivar | Hablar con prospectos no calificados | Negociar tratos con prospectos calificados | Crear nuevos productos o servicios con una mejor oferta |
| Contestar WhatsApp sin valor comercial ni empresarial en horario laboral | Hablar con prospecto no calificado | Escribir correos a prospecto o clientes | Desarrollar nuestro espectro de ventas | Posicionar tu marca y empresa |
| Limpiar tu carro en horario laboral | Hacer llamadas de venta en frio | Implementar las mismas campañas de mercadotecnia | Aprender de los resultados de campañas | Probar nuevas ideas de trabajo en ventas |
| Ir a la lavandería o de compras para tu casa en horario laboral | Arreglar cualquier cosa en la página web | Hacer evaluación de competidores en redes sociales | Generar contenido de valor para los clientes | Negociar tratos grandes |
| Bajar programas para tu computadora o teléfono sin valor comercial o estratégico | Hacer medios sociales como todo mundo lo hace | Contratar personal para tareas sencillas | Delegar tareas complejas | Atender a clientes de alto valor |
| No corregir errores inmediatamente cuando podrías hacerlo | Obtener reportes | Dar seguimiento a clientes | Capacitar a miembros del equipo | Establecer y refrescar los valores y cultura de la empresa |
| Estar pendiente de las noticias a toda hora | Atender juntas sin valor comercial o de estrategia | Supervisar trabajos por entregar | Hacer presentaciones en publico | Desarrollo de nuevas líneas de venta a los mismos clientes |
| Descuidar tus horas de comida y medidas higiénicas con el pretexto de estar trabajando | Conducir a un lugar para hacer reuniones no estratégicas | Reordenar el almacén | Desarrollar estrategias para aparecer en medios de comunicación | Establecer alianzas comerciales para alcanzar más clientes |
| Hacer favores a los amigos en horario laboral | Dar atención básica al cliente | Llevar a cero negociaciones pendientes. | Revisar listas de clientes para solicitar recomendación o nuevas ventas | Sumarse al discurso de gobierno y empresarial de corto, mediano y largo plazo, en lenguaje y acción |
| Platicar – Chismear a cada rato en horario laboral. | Corregir documentos, hacer presentaciones | Llevar a cero cotizaciones pendientes | Dueños o directores salgan a vender para no perder de vista las exigencias de la venta | Identificar programas de gobierno e iniciativa privada para sintonizar tus esfuerzos y generar venta y/o inercia. |
Desde Multidisciplina Aplicada, A.C. esperamos te sea útil esta información y de aplicación rápida. Cualquiera que sea el escenario económico, si realizas estas actividades, tendrás un mejor enfoque y plan de trabajo para tu crecimiento, generación de flujo de efectivo y ventas.
Esperamos compartas este material con otros empresarios que seguro podrán aprovechar la herramienta y encontrar muchas más en nuestro sitio.
Caluroso saludo.